Por Sandra Naranjo Bautista
Si el fracaso de un proyecto te preocupa, no estás solo. El miedo al fracaso de un proyecto ha pasado por la mente de todos. Y es más estresante saber que fracasar en el sector público parecería no ser una opción. Este artículo te ofrece un método simple para identificar si tu proyecto está fallando, aprender de los errores y volver a intentar algo diferente.
Aceptar el fracaso de un proyecto
Empieza por aceptar el fracaso. Fallar es normal, sobre todo cuando te atreves a experimentar, a hacer las cosas de manera diferente. En un artículo reciente, hablé sobre la importancia de fallar bien. Es decir, fallar rápidamente, aprender de tus errores, iterar y adaptarse ágilmente y volver a intentarlo. La clave es saber si tus iteraciones te están acercando a tu objetivo.
Si eres una persona visual, este ejemplo puede ayudar. En esencia lo que quieres evitar es hacer una autopsia para saber por qué murió tu paciente. Lo ideal es controlar sus signos vitales, monitorearlo más de cerca para tomar las acciones oportunas.
Cinco pasos para seguir
Monitorear es como tener los signos vitales de tu proyecto. Para que funcione debes tener claro qué estás midiendo, cómo lo estás haciendo y, lo más importante, por qué.
1. ¿Qué significa éxito para ti?
Para saber si estás fallando, primero necesitas saber que significa tener éxito. Si tu proyecto estuviera funcionando bien, ¿qué lograría? Sé muy claro en tu objetivo. Hablo más sobre esto aquí .
2. Divide tu proyecto en partes manejables
Dependiendo de la complejidad del proyecto que estés liderando, podría ser difícil saber por dónde empezar. Dividir el proyecto en partes manejables mejorará tu gestión. Para cada una de las sub-tareas debes estar claro en quién, va a hacer qué y para cuando. Identifica los recursos que necesitas y potenciales riesgos.
Si no eres el líder del proyecto, asegúrate de designar a una persona a cargo de coordinar el proyecto. Esta persona debe conocer el estado del proyecto en todo momento.
3. Monitorea el avance
Una vez que hayas identificado cómo se ve el éxito para ti, puedes medir tu avance. Si tienes metas claras desde el principio, para el proyecto y las sub-tareas, puedes medir tu progreso en cada uno de los indicadores clave para saber si estás por buen camino.
Las reuniones de equipo son una herramienta extraordinaria para evaluar el avance. Si lo haces con regularidad, es una forma de revisar las prioridades de la semana y utilizar un sistema de semáforo para evaluar el progreso de cada tarea (puede leer más aquí y descargar las plantillas para planificar las reuniones y monitorear el progreso aquí ).
4. Identifica alertas oportunas
La ventaja de monitorear tus proyectos con regularidad es que sabrás cuándo debes actuar. No esperarás hasta el final cuando no haya nada que hacer.
Si algo no va de acuerdo con el plan, primero intenta comprender por qué. Identifica la causa del problema, no solo los síntomas. Trata de entender qué está funcionando y lo que debe cambiar. Una vez que esté claro, crea un plan de acción para corregir el problema.
Las decisiones que tomes serán tan buenas como la información que tengas. Para ello es esencial crear un sistema donde la gente va a ser ‘ brutalmente honesta’ sin tratar de suavizar los resultados. Para que eso suceda es necesario crear un entorno que no penalice el fracaso. Uno con visión de futuro y orientado a soluciones.
5. Celebra tus victorias
El riesgo de monitorear un proyecto de cerca es que la gente podría percibir que estás evaluando constantemente su desempeño. Esto será peor si te enfocas solo en las cosas que necesitan acción y no en los logros alcanzados. El espíritu de equipo es igual de importante para lograr resultados. Por ello, tómate el tiempo para reconocer y celebrar las victorias del equipo.
En resumen
Conocer y aprender de los fracasos es una habilidad que solo mejora con la práctica. Empieza ahora, antes de que tengas el método perfecto. No olvides, es importante tener claridad sobre lo que estás midiendo, cómo lo está haciendo y, lo más importante, por qué. Crea un sistema que te permita verificar el avance periódicamente, abordar los problemas que requieren acción y aprovechar la oportunidad para fortalecer a tu equipo y seguir adelante.
Intenta aplicar los 5 pasos en tu próximo proyecto y cuéntame en los comentarios a continuación cómo te fue. Comparte si algo funcionó bien, lo que aprendiste o algo que pueda ayudar a alguien más así aprendemos todos.
Recursos extra:
- Los conceptos básicos para configurar un sistema de monitoreo
- Tres formas de involucrar a tu equipo para lograr resultados
- Plantillas para planificar tu próxima reunión de control
Una versión de este blog es publicó primero en inglés en bettergovs.org
