Por Sandra Naranjo Bautista
Monitoreo y Evaluación (M&E) es un componente clave del ciclo de vida de un proyecto y un componente casi universal en proyectos financiados por organismos internacionales. Si bien no todos los gobiernos tienen la misma estructura que los donantes, todos los países tienen un mecanismo para medir el desempeño. El desafío no es contar con un mecanismo de M&E, sino utilizarlo.
El monitoreo, en particular, está subvalorado. A menudo se lo hace más por obligación que por convicción. Algunos no lo ven como una herramienta para aprender, adaptar y mejorar la implementación del proyecto. Mi intención con este blog es mostrarte por qué es importante el monitoreo y cómo comenzar a utilizarlo (o mejorarlo) hoy mismo.
Podemos aprender del sector privado
La tecnología ha permitido acceder a información como nunca antes. Las empresas están obsesionadas con el manejo de datos. Utilizan inteligencia artificial para el monitoreo de su desempeño y tomar mejores decisiones, de forma más rápida. La optimización de la cadena de suministro, la innovación y el diseño de productos y servicios impulsado por el cliente son algunos de los usos más comunes. Para algunos, todas las empresas son ahora una empresa de datos.
Las posibilidades son infinitas, pero el sector público se está quedando atrás
Según el Índice de Aceleración Digital del Boston Consulting Group, que mide la capacidad de una organización para crear valor a través de los datos, el sector público se queda atrás de las ocho industrias incluidas en la encuesta en términos de madurez de datos.
Según el estudio, los países se pueden clasificar de digital pasivo a líder digital. La mayoría de los países de la encuesta se encuentran todavía en las primeras etapas, ya sea en digital pasivo o con alfabetización digital.
Empieza a tomar acciones imperfectas hoy
Al igual que el sector privado, el sector público también puede utilizar los datos y el poder de la tecnología para mejorar el desempeño y la toma de decisiones. Puedes comenzar de manera simple, ¡pero comienza ahora! Comienza usando la información que ya tienes para monitorear tu progreso, guiar tus acciones e informar tus próximos pasos.
¿Por qué empezar simple?
A veces, la búsqueda del sistema perfecto te paraliza o se convierte en la excusa perfecta para postergar la acción. No estoy hablando de pensar en pequeño. Me refiero a soñar en grande y comenzar con pequeños pasos hacia tu objetivo. Hay tanto enfoque en la construcción de los sistemas perfectos, que a veces olvidamos para qué los queríamos en primer lugar.
El seguimiento es el secreto para hacer las cosas sucedan
Una de las preguntas más frecuentes que me hacen los funcionarios públicos es ¿cómo saber que estamos en el camino correcto?
La respuesta es disponer de un sistema de seguimiento adecuado. Ten claro qué estás midiendo, cómo lo estás haciendo y, lo más importante, por qué.
1. Define qué significaría que tu proyecto tenga éxito
Comienza con un objetivo claro, el por qué. ¿Cuál es el objetivo que quieres lograr? Por ejemplo, podría ser reducir la desnutrición infantil.
2. Realiza la ingeniería inversa de tus objetivos
Una vez que tu objetivo está claro, define qué quieres medir y cómo lo vas a hacer.
Puedes aplicar una ingeniería inversa a tus objetivos. Comienza con el objetivo que deseas lograr y planifica cómo se produciría el cambio deseado. En otras palabras, cuál es la cadena causal desde los insumos (inputs) hasta los productos (outputs) y los resultados (outcomes). Veamos un ejemplo en la siguiente tabla:
| Qué mides | Cómo lo mides | |
| Objetivo (Por qué) | Reducir la desnutrición infantil | % de niños menores de cinco años con retraso en crecimiento (encuesta nacional) |
| Resultados | Los niños están dentro de las tasas de crecimiento recomendadas | Medir periódicamente peso, estatura y anemia en niños . % de niños menores de cinco años con bajo peso . % de niños menores de cinco años con baja talla . Prevalencia de anemia |
| Productos | Los niños completan la dosis de micronutrientes requerida | . Niños que reciben micronutrientes durante x meses (Tener información por área geográfica) |
| Insumos | Se entregan suplementos de micronutrientes | . Ejecución presupuestaria . # paquetes de micronutrientes comprados y entregados . Los trabajadores sanitarios reciben formación . Padres que asisten al taller de capacitación |
3. Empieza con lo que ya tienes
Con frecuencia el monitoreo se usa para mostrar que se está haciendo algo. Es común y más fácil medir insumos. Por ejemplo, la cantidad de dinero gastado o los paquetes de micronutrientes que se compraron y entregaron.
Puedes empezar por ahí, pero pregúntate qué es lo que realmente quieres lograr.
La medición de productos y resultados te brindará más información sobre tus acciones y podría ser más útil para guiarte hacia el cumplimiento de tu objetivo. Haz un plan de cómo puedes comenzar a medir productos y resultados con los recursos que ya tienes.
4. Sistematiza la información
Organiza y sistematizar la información que obtienes para facilitar su uso. Puede volverse más sofisticado con el tiempo, pero incluso una hoja de Excel puede ser un gran comienzo.
Cosas importantes a tener en cuenta: asegúrate de que los datos sean consistentes y confiables. Puedes probar su precisión con muestras aleatorias o una regla empírica para comprobar si tiene sentido para ti. Las decisiones que tomes serán tan buenas como la información que tengas.
5. Toma acción, usa lo que tienes
Un error común que cometen las personas es recopilar toneladas de datos, sin ningún propósito en mente. Peor aún, no los usan.
El valor real de los datos es cómo utilizarlos para mejorar el desempeño y guiar tus decisiones. He visto sistemas impresionantes que generan informes que son inútiles, toneladas de información que no se utiliza. Invierte algo de tiempo en diseñar un informe que te brinde información para corregir el rumbo, tomar acciones y tomar decisiones.
La frecuencia del seguimiento también es importante. Piensa en la frecuencia con la que necesitas esta información. En mi experiencia, el monitoreo frecuente mejora el desempeño.
No puedo enfatizar más el valor y la importancia de un seguimiento adecuado.
¡Empieza! Poco a poco, con bases sólidas y avanza hacia tu objetivo lo más rápido posible.
Una versión de este blog es publicó primero en inglés en bettergovs.org
