Por Sandra Naranjo Bautista
¿Te frustra tener demasiadas reuniones? Cuando trabajaba en el gobierno, recuerdo sentir como si hubiera reuniones TODO EL TIEMPO. Tanto es así, que a veces sentía que si no estaba en una reunión ‘no estaba trabajando’. Cuando en realidad era exactamente lo contrario.
¿Y qué tal las malas reuniones? Lo único peor que demasiadas reuniones son malas reuniones. Aquellos que te quitan el tiempo sin un propósito. Peor aún si eres tú quien las dirige. A todos nos ha pasado. Luego de años de liderar varias reuniones, he aprendido algunos trucos para hacerlo mejor. En este artículo comparto el proceso, paso a paso, que utilizaba cuando era ministra. También creé estas plantillas que puedes utilizar para guiarte en el proceso. Mi intención es compartir lo que ha funcionado para mí y motivarte a encontrar algo que funcione para ti.
Paso 1: Planifica tu reunión
Antes de empezar pregúntate si realmente necesitas una reunión. Luego pregúntate por qué y luego, por qué nuevamente. Si la respuesta es sí, agenda tiempo para planificar tu reunión. No tiene que ser muy largo, pero tienes que hacerlo. Si es posible, escribe tus ideas. Créeme, hace la diferencia. Para facilitar este proceso, creé algunas plantillas que puedes descargar aquí. Para cada reunión necesitas saber:
- ¿Cuál es el objetivo de la reunión? En otras palabras, tu intención. Piensa| en el resultado concreto que te gustaría tener al final de la reunión. Podría ser tener toda la información necesaria para tomar una decisión sobre un proyecto, o para planificar las actividades con tu equipo. Un objetivo claro te ayudará a mantener la reunión enfocada en ese punto y a administrar el tiempo durante la reunión
- ¿Quién necesita estar en la reunión? Según el objetivo de tu reunión, piensa en todas las personas que necesitarás para hacer realidad esa intención. Podría ser la gente que está a cargo de un proyecto, los responsables de presupuesto, la comunicación, las cuestiones legales, etc. La lista de participantes puede crecer rápidamente, por lo que la mejor manera de mantenerla pequeña es volver a tu objetivo. Otra regla general podría ser la regla de las dos pizzas de Amazon : “ninguna reunión debe ser tan grande que dos pizzas no puedan alimentar a todo el grupo”.
- ¿Cuál es la agenda? Incluye los temas que abordarás en la reunión y el tiempo estimado por tema. No olvides agregar tiempo al final para concluir la reunión. Sé que sabes, pero lo diré de todos modos.
Además, considera el tiempo requerido para la presentación, para su discusión y para la transición entre los presentadores.
Mantén las presentaciones tan cortas como sea posible. Idealmente, no más de 15 minutos. Evidentemente, esto cambia dependiendo del tema. Sin embargo, las presentaciones breves obligan al presentador a hacer el trabajo pesado antes de la reunión y preparar los puntos clave con anticipación. Si hay algo que requiere una discusión profunda, podría ser mejor enviarlo a los participantes antes de la reunión. Probablemente no todos lo van a revisar, para eso es la presentación breve en la reunión.
- ¿Existen áreas potenciales de conflicto? Piensa en los problemas potenciales que podrían existir y ten una estrategia lista para abordarlos. Si pudiera haber un desacuerdo, es mejor tener a ambas partes en la reunión para que puedan tomar una decisión juntos.
Paso 2: Comparte la agenda con los participantes de la reunión
Las reuniones funcionan mejor cuando todos saben de qué se trata la reunión, por qué están invitados y qué se espera de ellos. Asegúrate de enviar la información y cualquier documentación complementaria con anticipación para que se puedan preparar. Podrías compartir una versión de la plantilla del planificador de reuniones.
Paso 3: Dirige tu reunión pensando en tu objetivo
Introducción
- Empieza recordando a todos el objetivo de la reunión.
- Haz una descripción general rápida de la agenda del día.
- Establece algunas reglas básicas:
- Haz hincapié en el tiempo para cada presentación. Tú o alguien de tu equipo puede controlar el tiempo de cada presentación.
- Si ves que el tiempo está quedando corto, asegúrate de hacer ajustes para abordar los puntos clave.
Presentaciones
- Escucha las presentaciones con atención. Personalmente, me gusta tomar notas de los puntos clave y de las decisiones importantes.
- Modera la discusión y mantén a todos enfocados en el objetivo. A veces es necesario recordar gentilmente a los participantes que no es necesario repetir lo que alguien más ha dicho, sino seguir construyendo sobre la conversación. Además, prepárate para hacer que la discusión avance si ves que va en círculos.
Conclusiones
Para mí, las reuniones más efectivas son aquellas que tienen discusiones enriquecedoras y terminan en resultados concretos.
Personalmente, me gusta terminar las reuniones resumiendo los puntos clave de la discusión. Utilizo el esquema de la reunión y mis propias notas como referencia. Esta parte es concreta. También me gusta validar con los demás que no se me haya pasado algo, para que todos estemos en la misma página. Estas plantillas te pueden guiar en el proceso (descárgalas aquí).
Al final siempre menciono las tareas acordadas por cada uno. Esta parte es la que marca la diferencia. No la omitas, incluso si estás corto de tiempo. Al final de la reunión, todos deben tener claro qué decisiones se tomaron, quién es responsable de hacer qué y para cuándo. Si no hay una fecha concreta para alguna de las tareas, entonces acuerden en una fecha en que la se definirá la fecha de finalización y da seguimiento a eso.
Por último, el secreto de una reunión exitosa es dar seguimiento a las decisiones tomadas. Cuando era ministra, siempre tuve a alguien en mi equipo cuya función era dar seguimiento a las decisiones que tomábamos. Yo era esa persona cuando trabajaba para el presidente de Ecuador y ahora lo hago yo directamente. El seguimiento traduce ideas en acciones.
Espero que esto te resulte útil y no olvides descargar las plantillas gratuitas. Si hay algo más que funciona para ti, cuéntame. Estoy siempre dispuesta a aprender cosas nuevas y seguir mejorando mis propios métodos.
Una versión de este blog es publicó primero en inglés en bettergovs.org
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