¿Puedes dar tu presentación en tres minutos?
Por Sandra Naranjo Bautista
Si un blog sobre una presentación eficaz te parece demasiado básico, espera. Debes ser eficaz y persuasivo en la comunicación si deseas que tus ideas se hagan realidad. Imagina que has trabajado duro en un proyecto que sabes que tendrá un impacto. Si no puedes ‘vender la idea’ a quien toma las decisiones, no seguirá adelante. Tienes que hacerlo bien. Por eso estoy escribiendo este artículo.
El enfoque de este blog no está en la forma o el estilo de la presentación, aunque me referiré a eso. Este artículo habla sobre el contenido y la estructura para captar la atención de quien toma decisiones. Compartiré algunos tips que aprendí al presentar al presidente, al ver a otros ministros hacerlo y de mis propias expectativas de lo que estaba buscando como ministra.
Comienza con tu intención
La próxima vez que tengas que presentar algo, concéntrate en tu objetivo. ¿Qué quieres lograr con esa presentación? ¿Por qué debería importarle a tu audiencia? En otras palabras, cuando las personas salen de esa habitación (O llamada en Zoom en este momento), ¿qué quieres que tengan en mente? Así empiezas.
El aspecto de tu presentación importa
El propósito de la ‘apariencia de su presentación’ es captar la atención de su audiencia. De la misma manera que si estás en un restaurante, es más probable que pidas un plato que se ve delicioso aunque no lo hayas probado. La presentación debe ser profesional, clara y fácil de leer. Ayuda mucho tener imágenes que respalden tus puntos principales cuando sea posible. Nuestro cerebro decodifica la información visual 60.000 veces más rápido que el texto. Recuerda, la presentación es un complemento de lo que dices. No dejes a la gente preguntándose si deberían escucharte o leer.
Una presentación hermosa no es suficiente para cautivarlos, es necesario tener sustancia
¿Estás listo para presentar en tres minutos?
Construye tu presentación como si la persona a la que estás presentando pudiera irse en 3 minutos. ¿Qué necesita saber esa persona antes de irse? ¿Cuál es la acción que deseas obtener? Utiliza tus respuestas para construir tu presentación.
Cuando trabajaba en la oficina del presidente, vi de primera mano cómo se ve una agenda ocupada. Siempre surgían asuntos urgentes. Eso significaba que el presidente podía marcharse en cualquier momento. Las personas que lograron captar su atención al comienzo de una reunión, o justo antes de que se fuera, pudieron presentar más tarde ese día o reprogramar con una prioridad más alta, lo que significa que su problema podría resolverse y la acción podría suceder más rápido. Obviamente, el tema de la reunión jugó un papel clave, pero esas acciones iniciales fueron cruciales para explicar por qué esa reunión era importante. Hay dos cosas que puedes hacer.
1.Comienza tu reunión con fuerza
Explica brevemente cuál es el propósito de la reunión y por qué es importante. Haz hincapié en lo que está en juego. La ventaja de trabajar en el sector público es que es muy probable que ya estés lidiando con temas relevantes. Indica los temas que cubrirá tu presentación y el resultado esperado al final de la reunión. Demuestre que tienes un plan de acción claro.
2. Ten lista tu presentación de 3 minutos
Imagina que estás en medio de tu presentación y la persona que toma las decisiones debe irse. Ella te da cinco minutos más. ¿A qué te dedicas? Ve a la diapositiva que debes tener en cada presentación, tu resumen.
En esta diapositiva tendrás la información más relevante de la reunión y una clara llamada a la acción. Dependiendo del tema, podrías presentar evidencia que respalde el curso de acción que propones, presupuesto estimado o resultados de la evaluación de un programa. En otras palabras, ¿qué necesita saber la persona a la que le presentas para realizar la acción que quieres que tome?
Si te encuentras en una situación en la que tu reunión termina siendo una charla de cinco minutos, esa diapositiva te guiará a través de los puntos más importantes. Ten siempre dos copias impresas de esa diapositiva, para ti y para la persona a la que estás presentando. Cuando tengas la oportunidad de explicar tus ideas, no la pierdas.
Crea una presentación expandible
Prepara tu presentación para que puedas adaptarla con el flujo de la reunión. Comienza con el nivel de detalle que consideres adecuado. Pero prepárate para entrar en tantos detalles como sean necesarios para sustentar tu punto (con solo unos pocos clicks) y respetar el tiempo establecido para la reunión. Lo contrario puede suceder también. Es posible que debas omitir partes o ir más rápido en otras. Recuerda tu objetivo final. Al final de la reunión, quieres…
Finaliza tu presentación con un llamado a la acción claro
Hay una pregunta que no deseas que tu audiencia tenga al final de tu presentación: ¿Y ahora qué?
Ten un llamado a la acción claro. Puede ser que desees que alguien elija entre tres alternativas. Quieres que la aprobación avance o cambie algo. No olvides proporcionar toda la información necesaria para tomar una decisión. Siempre es útil pensar en las objeciones que la otra persona podría tener sobre el punto que estás proponiendo. Por ejemplo, que tu propuesta lleve demasiado tiempo, sea costosa o simplemente que no sea políticamente viable. Considéralos y abórdalos en tu presentación. No lo dejes para el final.
Presenta con confianza y pasión
No entraré en los detalles de cómo presentar, pero hay tres puntos que son relevantes:
- Entiende quién es tu audiencia. Probablemente sepas lo que le gusta y lo que no le gusta a tu jefe. Todos tenemos nuestras propias preferencias y prejuicios. Piensa en ellos mientras preparas tu presentación, la hará mejor.
- No todo el mundo es extrovertido o un orador de Ted Talks. Pero, necesitas la confianza que proviene de conocer tu tema. Esto genera credibilidad y confianza para quien está tomando las decisiones. Muestra tu pasión por el tema, explica por qué te importa y por qué eso es importante.
- Practica. Cuanto más importante sea tu presentación, más debes practicar. No omitas este paso. Te hará sentir más seguro y familiarizado con tu presentación. Cuando le presentas a otra persona, puedes identificar las áreas que no están claras o que necesitan mejorar.
Para resumir
Comienza con el propósito de tu presentación. Debe ser profesional, clara y atractiva. Concéntrate en las cosas de fondo y prepárate para todos los escenarios posibles, desde una reunión de 3 minutos hasta una en la que se requieren todos los detalles. Presenta con pasión y confianza en ti mismo.
Una versión de este blog es publicó primero en inglés en bettergovs.org
