Por Sandra Naranjo Bautista
Un memorando bien escrito te permite influir en la toma de decisiones. Es una forma de que tus ideas sean tomadas en cuenta. La claridad, el tono y la agudeza con la que escribas te destacará. ¿Cómo elaborar el memorando perfecto?
Antes de escribir, pregúntate por qué debe escribir y qué quieres que haga el ministro después. Los mejores memorandos son necesarios y útiles.
Las tres preguntas que debes responder
¿Cuál es el objetivo?
Este es el propósito o la intención del informe que estás escribiendo. Puede ser informar un problema, recomendar una acción, o para informar a un ministro antes de una entrevista o reunión. Ten ese objetivo presente mientras escribes.
¿Por qué importa?
Un ministro recibe varios documentos a diario. ¿Por qué debería preocuparse por este informe en particular? ¿Por qué es importante para el ministro? No para ti. La respuesta a estas preguntas te ayudará a enfocarte y ser más persuasivo.
Planifica tu estructura y empieza por lo más importante, la recomendación. Ve directo al grano. Si hay alguna urgencia, dilo indicando explícitamente los plazos y una razón para tomar medidas antes de esa fecha. Si se debe tomar un curso de acción, argumenta por qué y muestra evidencia para defender tu punto.
¿Qué hacer después? (El más importante)
Qué quieres que haga la persona que recibe el memorando. Esta es la razón principal por la que el debe leer tu informe. Tu recomendación debe estar en la parte superior del documento y debe decir claramente la acción que se debe tomar (Revisa las plantillas aquí ).
Tres errores que debes evitar
Dar demasiada o muy poca información
Ésta es una tensión común al redactar informes. He estado en ambos lados, escribiendo y leyendo memorandos. Si es demasiado largo, se pierde el punto principal. Si es demasiado corto, el responsable de la toma de decisiones solicitará más detalles.
Como regla general, cuanto más corto, mejor. Idealmente, un cuadro con la recomendación en una sola página que tenga la información relevante. Puedes agregar adjuntos si es necesario. Parafraseando a Antoine de Saint-Exupery, la ‘longitud correcta’ se logra no cuando no hay nada más que agregar, sino cuando no haya nada más que quitar.
Suponer que la persona que lee sabe todo.
Asegúrate de dar suficiente contexto, lo que sea relevante para el punto que vas a exponer. Recuerda que este será uno de los muchos documentos que el ministro leerá. Asume un conocimiento general de los problemas, pero no al nivel de detalle que tú tienes. Una sinopsis es todo lo que se necesita. Mantén tu texto a nivel gerencial, considera las dimensiones políticas de tu recomendación (El triángulo estratégico es un excelente punto de referencia).
Ser ambiguo
Asume lo que dices. Hazlo con la convicción de que estás haciendo lo mejor posible. Brinda toda la información que sea relevante para tomar una decisión. Hazlo de forma clara (evite la jerga), objetiva y concisa. Se específico en tu recomendación y susténtala adecuadamente.
¿Cómo estructurar un informe persuasivo?
Empieza por la recomendación. Esta debe explicarse por sí misma de manera que si nada más se lee, el ministro sabrá exactamente qué hacer, por qué y cuándo.
El resto del documento brinda más información para respaldar la recomendación. Explica el contexto de la situación, define el problema, sintetiza las alternativas de solución, y argumenta tu recomendación. Recuerda, tu memo no es un índice de los anexos. Es la esencia de lo que dices. Los anexos proporcionarán detalles adicionales, pero asume que no se leerán.
Para hacerlo más fácil, he preparado algunas plantillas que pueden ayudarte a estructurar tus informes y darte ideas de cómo comunicar ideas clave.
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