Si sientes que siempre te falta el tiempo, no estás solo. El tiempo es escaso y no importa cuánto dinero tengas, no puedes comprar más. El problema es que a menudo no pensamos acerca de cómo distribuimos nuestras preciosas 24 horas del día. Aparecen las redes sociales, las reuniones, las responsabilidades, que se apoderan lentamente de nuestra agenda.
Cuando hablo con funcionarios públicos, uno de sus mayores retos para la gestión de proyectos es la falta de tiempo. Este blog es un proceso fácil, solo 5 pasos, para mejorar el manejo de tu tiempo.
1. Identifica tus prioridades
El primer paso y el más importante es identificar lo que quieres y por qué. Piensa en las cosas importantes para ti. Quizás tu familia, amigos, tu trabajo. Ahora, imagina que tienes una varita mágica, en un día ideas ¿cómo distribuirías tus 24 horas? No lo pienses demasiado, solo escribe cómo sería un día representativo ideal para ti. Podría ser trabajar solo 8 horas (productivas), descansar otras 8 horas o hacer tiempo para tener un encuentro con tu familia.
2. Haz una auditoría de tu tiempo
Ahora que has identificado tu día ideal, veamos qué está sucediendo en un día real. Nadie te juzga. Imagina que eres solo un observador, un narrador de un partido de fútbol. Lo único que tienes que hacer es tomar notas, en tu teléfono o en un papel, sobre lo que haces durante el día. Por ejemplo, en qué momento te despiertas, los minutos extra en la cama, los 5 minutos que estás en redes sociales (que se convierte en 20 minutos), reuniones (planeadas para 30 minutos y duran una hora). Solo escríbelo.
3. Categoriza tu tiempo
Divide tus actividades en 5 a 7 categorías que tengan sentido para ti. Por ejemplo, podría ser familia, trabajo, amigos, redes sociales, crecimiento personal (aprendizaje, lectura), cuidado personal (dormir, hacer ejercicio).
4. Análisis de tiempo
Ahora que has identificado tus categorías y tomado nota de que pasa un día en tu vida, en una hoja escribe tres columnas. La primera tendrá tus categorías. La segunda, el tiempo que gastarías en tu día ideal (paso 1). Y en la tercera, el tiempo que utilizaste en tu día real (paso 2). Es hora de comparar lo que te gustaría hacer y lo que realmente haces. ¿Hay áreas particulares que requieran tu atención? ¿Está gastando demasiado tiempo en una actividad sin darte cuenta? ¿Hay algo que quieras mejorar, empezar o dejar de hacer? El objetivo principal de este paso es crear cierta conciencia de cómo gastas tu tiempo. La mayoría de nosotros perdemos el tiempo sin siquiera darnos cuenta.
5. Toma acción
Decir que ahora cambiarás todo y ajustarás tu rutina a tu día ideal es irreal. Al menos, no un cambio que puedas sostener a largo plazo. Entonces, comencemos con algo pequeño que crezca a partir de ahí. Selecciona una cosa que quisieras mejorar. Trata de que sea algo que puedas arreglar rápidamente. Piensa en el costo de oportunidad de tu tiempo. En otras palabras, si no estuvieras en redes sociales, por ejemplo, tal vez estarías jugando con tus hijos o leyendo un libro. Dicho de otra manera, ¿a qué estás renunciando por esta acción?
Probablemente, el tiempo que pasas en tu teléfono o en redes sociales son buenos candidatos. En promedio, una persona pasa más de 4 horas interactuando con su teléfono todos los días.
Si necesitas inspiración aquí tienes una acción sencilla. La próxima vez que vayas a tomar tu teléfono responde estas 3 preguntas: ¿para qué?, ¿porqué ahora?, y ¿En lugar de qué? (Si quieres reducir el tiempo que estás perdiendo en tu teléfono, puedes intentar este reto de 3 días (en inglés) por Catherine Precio, autor de Cómo romper con tu teléfono). Tu tiempo en redes sociales podría ser otro candidato.
Pensamientos finales
Esto suena simple, incluso quizás un ejercicio fastidioso, pero funciona. El objetivo principal es crear conciencia de cómo gastamos nuestro tiempo y, lo que es más importante, a qué estamos renunciando al hacerlo. Lo he hecho varias veces y me di cuenta de que había cosas que subestimaba por completo (como el tiempo en mi teléfono). Mejorar la administración de tu tiempo es siempre un trabajo en marcha, pero vale la pena comenzar. El tiempo es lo único que no puedes comprar.
Una versión de este blog también se publicó en inglés en bettergovs.org
