Por Sandra Naranjo Bautista
Si trabajas en el sector público, sabes que hacer las cosas no siempre es fácil. La falta de coordinación entre los miembros del equipo puede ser un problema real. Tratar de organizar un grupo de personas, cada uno con sus propias prioridades, hacia el mismo objetivo es un desafío. Las reuniones de staff pueden ser un gran instrumento para mejorar la coordinación, resolver posibles conflictos y aumentar el compromiso y la motivación de los miembros de tu equipo. En este blog, comparto tres formas en que puede utilizar las reuniones de staff para involucrar a tu equipo(s) en el logro de resultados.
Alinea a todo el equipo hacia los mismos objetivos
Una parte importante del papel de un líder es coordinar los esfuerzos hacia el mismo objetivo. Un objetivo claro es esencial para ese propósito. Puedes comenzar definiendo, en equipo, tus metas anuales y trimestrales. ¿Qué es lo que deseas lograr y cómo medirás tu éxito? (Puede leer más sobre esto aquí).
Utiliza tus metas trimestrales para organizar tus reuniones y darles un propósito. Para objetivos complejos, divídelos en partes y controla el progreso en cada una de ellas. Se sentirá más manejable. Con eso claro, puedes preparar la reunión de staff. La reunión sirve para hacer un chequeo grupal sobre el avance de las metas trimestrales que el equipo ha definido previamente.
En nuestras reuniones de staff, hacíamos un breve resumen de las cosas en las que estábamos trabajando esa semana, reportábamos el progreso logrado e identificamos cualquier posible problema que pudiera afectar nuestros objetivos. A veces se trataba de resolver problemas internos, otras, implicaba coordinar con otras instituciones. Esta era la oportunidad perfecta para anticipar complicaciones. (Para obtener más recursos sobre cómo planificar y dirigir una reunión eficaz, revisa este blog).
Para las reuniones de staff, solía preparar una matriz donde tenía un espacio para cada uno de los miembros de mi equipo. Ahí tenía las cosas más importantes en las que estaban trabajando con una fecha límite y otras tareas para la semana. De esa manera, en una hoja tenía a simple vista las prioridades de la semana por equipo (puedes descargar las plantillas aquí).
Me gusta tener reuniones de staff una vez a la semana, los lunes por la mañana para que todos estemos en la misma página durante la semana. La reunión no necesita ser larga, pero debe alinear al equipo y ayudar a todos a enfocarse en la dirección correcta. Puedes hacerlo con la frecuencia que necesites. Ten en cuenta que, en las circunstancias actuales, es abrumador tener reuniones virtuales todo el tiempo. Quizás una mejor opción es hacerlo quincenalmente con un check-in por correo electrónico en la mitad.
Crea un espacio para discrepar y resolver conflictos.
Cuando trabajas en equipo, dos cosas son seguras. Primero, necesitas de los demás para lograr los objetivos del equipo. En otras palabras, deben coordinar y trabajar juntos. Si bien esto es obvio, no lo hace fácil. Las prioridades de un miembro del equipo no son necesariamente las mismas para otro. En segundo lugar, habrá tensiones y desacuerdos. Eso es normal. El papel del líder del equipo es crear un espacio para resolver estas tensiones lo más rápido posible y coordinar los esfuerzos para seguir avanzando.
Hablar de desacuerdos con otro miembro del equipo nunca es agradable. Sin embargo, la ausencia de discusión no solo que no resuelve el problema, sino que exacerba sus consecuencias.
Las reuniones de staff son una oportunidad perfecta para crear ese espacio. Debido a que es el lugar donde se establecen y monitorean los objetivos comunes, es más fácil reducir el conflicto al enfocarse en los objetivos en lugar de en los problemas personales. Las reuniones de personal también brindan a todos la oportunidad de discutir abiertamente las posibles tensiones y resolverlas. Según mi experiencia, a veces los problemas se discuten y se resuelven en la reunión y, a menudo, se resolvieron antes de la reunión, para que no tengan que tratarse cuando todos estaban presentes. En cualquier caso, las reuniones cumplían su propósito.
En el sector público, siempre estamos ocupados. Es fácil quedar atrapado en las prioridades de nuestra propia área y perder de vista el panorama general y nuestro rol como parte de una organización más grande. Encuentro que las reuniones de staff son increíblemente efectivas para romper estos silos. El hecho de que todos sepan en qué están trabajando los demás miembros del equipo también abre la posibilidad de más sinergias y trabajo conjunto.
Crea conexiones sólidas entre los miembros del equipo
Las personas son la base del éxito de cualquier organización. Tus resultados serán tan buenos como tu equipo. Una de tus funciones principales como líder de equipo es coordinar y motivar a las personas talentosas para que logren resultados como grupo. Esa no es una tarea fácil, ni algo que puedas hacer solo. La dinámica de un equipo es única y, a menudo, espontánea. Lo que puedes hacer para construir equipos más fuertes es crear oportunidades de conexión más allá del entorno profesional.
Las organizaciones exitosas como Google se destacan en esto. Puedes intentar iniciar reuniones de personal con conversaciones informales que permitan que los miembros de tu equipo se conozcan más entre sí. Solía preguntarles a todos qué hicieron durante el fin de semana y cómo iban las cosas, por ejemplo. En Google, comenzaban con un informe de viaje de cualquiera que hubiera ido a algún lugar el fin de semana, en Yahoo comenzaban agradeciendo a alguien del equipo por algo que hicieron la semana anterior. Elije lo que funcione para ti. Si estás pensando que esto no es importante, por experiencia te puedo decir que cambia por completo el tono de la reunión. Cuando conoces a alguien también desde una perspectiva personal, hay más oportunidades para una interacción fructífera y un trabajo colaborativo.
Utiliza determinadas fechas como la excusa perfecta para conocer mejor a tu equipo y para que se conozcan más. Mi favorito es celebrar cumpleaños juntos. También me gustaba organizar actividades grupales en fechas especiales como Navidad. Cuando es posible, desayunar o almorzar juntos también brinda un espacio para la interacción y la socialización. Las conexiones personales fortalecen al equipo y el potencial de lo que pueden lograr juntos. Recuerda, es más fácil trabajar con alguien que te agrada y en quien confías.
Descarga las plantillas aquí
Una versión de este blog se publicó primero en inglés en bettergovs.org
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