Por Sandra Naranjo Bautista
Una característica del sector público es tener que lidiar con prioridades que compiten entre sí cuando estás contra el tiempo. ¿Cómo elegir qué hacer y qué delegar? ¿Es posible ser más eficiente en el futuro? Esta sencilla herramienta te ayudará a decidir qué priorizar.
El tarro de la vida
¿Has escuchado la historia del Tarro de la Vida? Hay muchas versiones, esta es una corta que me gusta.
Una profesora se paró frente a la clase con un frasco vacío. Primero lo llenó con rocas. Luego preguntó a los estudiantes si el frasco estaba lleno, todos respondieron que si. Luego, tomó una caja de piedras más pequeñas y las vertió al frasco. Después de agitar el frasco levemente, más piedritas entraron en las áreas abiertas. La profesora volvió a preguntar si el frasco estaba lleno. Una vez más respondieron que sí. Luego, la profesora vertió una caja de arena en el frasco, ocupando los espacios que quedaban. Una vez más preguntó si el frasco estaba lleno. Los estudiantes respondieron con un “sí” unánime. Finalmente, añadió dos tazas de café, llenando el espacio vacío entre la arena. Los estudiantes se rieron.
La profesora luego explicó que el frasco representa tu vida. Las rocas son las cosas importantes – tu familia, tu salud, tus amigos – y si todo lo demás se perdiera y solo ellos quedaran, tu vida aún estaría llena. Las piedritas son las otras cosas que importan, como tu trabajo o tu casa. La arena es todo lo demás, las cosas pequeñas. Si pones la arena en el frasco primero, no hay espacio para las piedritas o las rocas. Lo mismo ocurre con la vida. Si gastas todo tu tiempo y energía en las cosas pequeñas, nunca tendrás espacio para las cosas que son importantes para ti. Uno de los estudiantes preguntó, “¿qué pasa con el café?” Ella respondió que es un recordatorio de que no importa cuán llena pueda parecer tu vida, siempre hay espacio para una taza de café con un amigo “.
¿Cómo se aplica esto al sector público?
Agregué esta historia porque la analogía es muy fácil de entender. Los principios se aplican no solo a la vida sino también al trabajo. Exploremos cómo podría verse esto en el sector público, en su vida diaria.
Tus ‘rocas’ son los proyectos o tareas más importantes que tienes. Si no pudieras hacer nada más, ¿cuáles serían las 3 o 5 cosas que marcarían la diferencia, el mayor impacto?
Las piedritas son las otras tareas que tienes que hacer, esas son importantes, pero no esenciales, como tus ‘rocas’. La arena representa las actividades diarias, que a menudo consumen la mayor parte de nuestro tiempo. El café es un recordatorio de que las relaciones también importan y vale la pena dedicarles tiempo.
Tener prioridades claras te ayudará a ser más eficiente. Eliminar tareas que no son una prioridad para ti te ayudará a eliminar distracciones y liberar tu tiempo.
Una herramienta práctica para priorizar tus tareas
Sabes que en Better Govs somos fanáticos de hacer las cosas lo más simples posible pero no simples. La Matriz de Eisenhower, atribuida al presidente Eisenhower y popularizada por Stephen Covey, es una herramienta práctica para la gestión del tiempo y las tareas. El principio detrás de esto es el mismo que en el Tarro de la Vida. Asegúrate de hacer las cosas correctas, no solo más cosas. Se trata de ser eficaz, no solo productivo.
La matriz divide tus tareas en urgentes, las que requieren acción inmediata, e importantes, las que contribuyen a tus objetivos. Tus ‘rocas’ encabezan tu lista de tareas importantes. La figura 1 muestra los cuatro cuadrantes y las acciones sugeridas en cada caso.
Hacer: Las tareas en el cuadrante 1 son urgentes e importantes, requieren una acción rápida. No todas las tareas de este cuadrante son necesariamente tus ‘rocas’ pero requieren tu acción. Aquí entran todas las cosas necesarias para ‘ayer’, y si no eres cauteloso, terminarás apagando incendios todo el tiempo.
Agendar: este es el cuadrante que a menudo se pasa por alto. Las cosas que son importantes, pero no urgentes. Con la analogía del Tarro de la Vida, sería lo equivalente a poner la arena y las piedritas primero, sin dejar espacio para tus ‘ rocas’. La mejor solución para aquello es programar un tiempo para abordar estas tareas. ¡Agrégalo en tu agenda! Nunca habrá suficiente tiempo, así que asegúrate de hacer el tiempo. (Más consejos sobre cómo hacer tiempo para lo importante aquí )
Delegar: el cuadrante 3 tiene tareas que son urgentes, pero no importantes, al menos no para ti. El hecho de que sean urgentes puede imponernos la necesidad de hacer algo. Sin embargo, no tiene por qué ser así. Cuando sea posible, trata de evitar estas tareas, si no es posible trata de delegar. Si tienes que hacerlo, sé consciente de tu tiempo. De nuevo, piensa en la arena.
Eliminar: Son las tareas que no son importantes ni urgentes. Sin embargo, terminan llenando nuestro tiempo. A veces, debido a la confusión cuando aceptamos una tarea sin pensar mucho, por culpa de rechazar a otra persona, o por el miedo de perder una buena oportunidad.
Esta matriz es fácil de entender y aplicar. Pero requiere una forma diferente de trabajar que comienza con prioridades claras. Tómate el tiempo para definirlas, ya que será tu guía. Greg McKeown lo resume bien si no priorizas tu vida, alguien más lo hará por ti. Marca tus prioridades porque nadie más lo hará por ti.
Una versión de este blog es publicó primero en inglés en bettergovs.org
