Por Nico Maffey
Como funcionario del gobierno, ¿sientes que tus esfuerzos no están cumpliendo con tus expectativas de éxito? Si es así, ¡No estás solo! ¡Pero no desesperes! En este artículo, compartiremos cuatro formas en las que la transformación tecnológica puede ayudarte a lograr tus objetivos.
Aunque varios gobiernos estatales y locales, así como agencias federales, fomentan activamente la adopción de nuevas tecnologías para mejorar la transparencia, la eficiencia y la confianza pública, las tasas de éxito tienden a ser muy bajas. Una encuesta reciente de casi 3,000 funcionarios públicos realizada por el McKinsey Center for Government encontró que en 18 países, el 80% de los esfuerzos de las agencias gubernamentales para transformar el desempeño usando tecnología no cumplen con los objetivos establecidos. Según el informe: “La tasa de fracaso de las transformaciones gubernamentales es demasiado alta. Representa una gran oportunidad perdida para abordar los mayores desafíos de la sociedad de manera más efectiva, brindar a los ciudadanos mejores experiencias con el gobierno y hacer un uso más productivo de los recursos públicos limitados. Si los gobiernos de todo el mundo igualaran a sus pares más productivos, podrían ahorrar hasta 3,5 billones de dólares al año para 2021, manteniendo los niveles actuales de calidad de servicio “.
A medida que los gobiernos sienten una presión cada vez mayor para brindar nuevos servicios de manera fluida, rápida y conveniente, los líderes del sector público desempeñarán un papel cada vez más fundamental para catalizar las transformaciones tecnológicas necesarias para satisfacer las demandas de los ciudadanos. Aquí enumeramos cuatro beneficios que la tecnología puede aportar al gobierno.
1. Forjar flujos de trabajo colaborativos y eficientes
Transformar las prácticas osificadas implica superar las rutinas de gestión estándares del sector público y dedicar energía y esfuerzos adicionales para desafiar las convenciones establecidas desde hace mucho tiempo. Es vital que para inspirar la transformación, se intente reunir el apoyo de otros sectores gubernamentales. La tecnología puede tener un gran impacto en la mejora de la eficiencia de los flujos de trabajo colaborativos al simplificar el intercambio y la actualización de información, minimizar los problemas de control de versiones y mejorar la transparencia y la responsabilidad. Esto conduce a una mayor eficiencia, así como a un ahorro de tiempo y recursos, ya que las personas pueden responder a los cambios en tiempo real y actualizar inmediatamente la información del proyecto en el campo para garantizar que todos estén operando con la información más actualizada.
Resaltar los beneficios de la tecnología para la colaboración y la cooperación puede ayudarlo a obtener apoyo para fomentar y liderar una transformación tecnológica. En ese sentido, cuantificar los beneficios ya obtenidos de los desarrollos tecnológicos recientes (nuevas plataformas, uso de bases de datos o documentos en línea, que se implementaron recientemente, etc.) puede ayudar a reforzar su caso.
2. Reducir costos optimizando el uso de recursos
Varias encuestas han identificado una digitalización lenta con tiempos de espera más largos, agencias menos eficientes, pérdida de documentos importantes, etc., lo que lleva a funcionarios gubernamentales sobrecargados, que ya tienen pocos recursos. No es de extrañar que una encuesta realizada por Governing explique que más de la mitad de los funcionarios del gobierno local luchan por completar su trabajo en 40 horas por semana. Cuando se les pregunta qué actividades ocupan demasiado tiempo, los encuestados citan las reuniones, el papeleo, el correo electrónico, la recopilación de datos y la presentación de informes como los mayores inhibidores de tareas más importantes como la planificación estratégica, el análisis y la colaboración.
La tecnología tiene el poder de automatizar procesos que antes eran manuales, ahorrando tiempo y deja tareas más estimulantes y desafiantes para que los empleados las realicen. Por ejemplo, en esa misma encuesta, el 59% de los encuestados dicen que podrían ahorrar seis o más horas a la semana si los aspectos repetitivos de su trabajo estuvieran automatizados, mientras que el sesenta y seis por ciento indica que podrían eliminar el error humano, y el 72% señala que el tiempo ahorrado gracias a la automatización les permitiría realizar trabajos de mayor valor.
3. Mejorar y agilizar la toma de decisiones en tiempo real
Hoy en día, muchos gobiernos y agencias se están beneficiando de la tecnología que les brinda información sobre los datos en tiempo real, lo que mejora significativamente el proceso de toma de decisiones al facilitar la información correcta en el momento adecuado. En ese sentido, las personas y los equipos pueden tomar mejores decisiones cuando pueden crear y compartir fácilmente informes y cuadros de mando que ilustran tendencias valiosas como KPI, presupuestos y estado del proyecto. Un artículo reciente del Centro Ash para la Gobernanza Democrática e Innovación destaca los diversos beneficios de rastrear la distribución de vacunas para hacer coincidir la demanda pendiente con el despliegue de vacunas a nivel estatal.
Además, con el inicio del trabajo remoto como resultado de la pandemia de COVID-19, los empleados gubernamentales necesitan acceder a sus herramientas digitales y conocimientos desde cualquier ubicación. La digitalización de la información gubernamental tiene el potencial de permitir un fácil intercambio de informes y bases de datos.
4. Establecer buenas prácticas para compartir información
La tecnología puede facilitar el intercambio de casos buenos y replicables de éxito en las políticas públicas. Recientemente entrevisté al Proyecto de Harvard sobre el Desarrollo Económico de los Indios Americanos (HPAIED), una organización que tiene como objetivo “comprender y fomentar las condiciones bajo las cuales se logra el desarrollo económico y social sostenido y autodeterminado entre las Naciones Indígenas Americanas a través de la investigación aplicada y el servicio”. Ubicado en el Centro Ash de Harvard para la Gobernanza Democrática e Innovación, HPAIED juega un papel fundamental en la centralización y difusión de recursos que ayudan a los líderes tribales y los tomadores de decisiones locales a aprender de otros que se han enfrentado a desafíos similares. Con una integración única de herramientas digitales, cajas de herramientas para compartir datos y asociaciones innovadoras, HPAIED ha logrado convertirse en un recurso incomparable para las 574 tribus reconocidas a nivel federal en los Estados Unidos. Uno de sus recursos más populares son sus cajas de herramientas, una combinación de medios, guías y recursos que tienen como objetivo compartir historias de éxito con otras tribus que podrían beneficiarse de la adopción de enfoques similares. Como era de esperar, uno de los más populares ha sido el que aborda la pandemia de COVID-19, que fue creado conjuntamente con el Centro de Salud de los Indios Americanos de la Universidad Johns Hopkins, e integra recursos que demuestran formas de desarrollar la capacidad de gobernanza e introducir evidencia. las mejores prácticas basadas en las tribus que han utilizado para responder a las diversas consecuencias de la pandemia. Estos incluyen una amplia variedad de temas que van desde la organización de los esfuerzos de distribución de alimentos hasta el diseño de un sistema de servicios de telesalud.
Si pensamos en las estructuras gubernamentales subnacionales, enfoques similares podrían ser increíblemente útiles. Si un gobierno local, municipal o de la ciudad tuviera una iniciativa particularmente exitosa, la tecnología puede ayudar a difundirla, compartirla y presentarla a otros gobiernos que podrían beneficiarse de replicar dicho enfoque.
Una versión de este blog es publicó primero en inglés en bettergovs.org
