Por Sandra Naranjo Bautista
Después de este 2020, mereces un reconocimiento como malabarista. Trabajar de forma remota, mientras educas en casa, te encargas de los niños y de las tareas del hogar no ha sido fácil. Pero, si las urgencias existen en todos los sectores, el sector público merece el primer lugar. Como funcionarios públicos, siempre estamos apagando incendios. La productividad claramente juega un rol importante. Apenas hay tiempo para planificar o pensar. ¡Todo tiene que estar listo para ayer! Siempre hay algo urgente y las circunstancias actuales han exacerbado eso aún más.
En este artículo comparto tres trucos para aumentar tu productividad y recuperar tu motivación. Para complementar este blog, he creado una guía paso a paso con acciones que puede comenzar a implementar hoy mismo (descárgala aquí ).
1. Establece tus prioridades semanales y diarias
Lo sé, lo sé. A lo mejor estás pensando que el problema no es que no tengas tus prioridades claras, sino que no tienes suficiente tiempo. Lo entiendo. Me he sentido de la misma manera.
Pensemos por un momento en el tiempo como pensaríamos en otro recurso escaso, el dinero.
El presupuesto de un país, por ejemplo, refleja las prioridades del gobierno. La asignación presupuestaria es un ejercicio que consiste en decidir cuáles son los proyectos que van a ser financiados en un período de tiempo particular. Algo parecido ocurre con nuestro tiempo. Tenemos que priorizar, dado que solo tenemos 24 horas al día. El problema es que no siempre somos tan cuidadosos con la manera en que invertimos nuestro tiempo.
Me he dado cuenta que mientras más intencional eres en la asignación de tu tiempo, mayor es tu productividad en el trabajo. Empieza por planificar tu semana y anotar las cosas que necesitas hacer. No siempre lo hago, pero cuando lo hago, marca la diferencia. Trasladar sus intenciones de la mente al papel puede ser poderoso. Una vez que tenga tus prioridades semanales, utilízalas para guiar tus actividades diarias. Me gusta planificar mi día la noche anterior. Me ayuda a reducir la ansiedad de tener demasiadas cosas que hacer.
Mi parte favorita es cruzar lo que he hecho. La sensación de logro también aumenta tu motivación.
Reemplaza tu interminable lista de tareas pendientes
Un cambio que implementé recientemente y que me ha funcionado muy bien son los ‘3 grandes’ (Big 3) de Michael Hyatt. La idea es que identifiques las tres ‘cosas grandes’ que deseas completar esa semana o ese día. Cuando lo escuché por primera vez, me pareció imposible reducir mi lista a solo tres cosas, tenía muchas más. Sin embargo, en esencia, esta estrategia te obliga a priorizar las tres cosas más importantes en tu lista de tareas pendientes. Por eso es eficaz. Incluso si no haces nada más, ya habrás completado las tareas más importantes.
(Si deseas obtener más información sobre la metodología de Hyatt, puedes descargar mis notas de su libro aquí).
2. Bloquea un espacio para trabajar
Necesitas algo de tiempo para trabajar solo. Sin reuniones, sin interrupciones Y sin distracciones. Sí, esto incluye tu teléfono y redes sociales. La única forma de hacer las cosas es tener tiempo para concentrarse.
Diferentes estrategias me han funcionado en diferentes etapas. Cuando trabajaba en la oficina del presidente, era a altas horas de la noche. Como ministra, el mejor horario era entre las 4 y las 7 de la mañana. No era lo ideal, pero me permitía tener algo de tiempo para hacer las cosas antes incluso de llegar a la oficina. Hacerlo tan temprano también significó que todos en mi equipo tuvieran mis respuestas al comienzo de su día. Cuando tenía que viajar mucho, los aviones eran el mejor lugar para trabajar. Como mamá, el mejor momento es cuando mi hija duerme.
Descubre qué funciona bien para ti y tu situación familiar.
3. Cuídate, cinco minutos a la vez
Para ser honesta, no fui muy buena en esto, por eso espero que puedas hacerlo mejor. Mi jornada laboral promedio era de 16 horas y podía extenderla fácilmente hasta 20 horas cuando era necesario. Como puedes imaginar, esto no es bueno, no es indicativo de mayor productividad, y no es sostenible en el largo plazo. Ojalá alguien me lo hubiera dicho antes, pero por alguna razón, no necesariamente hablamos de nuestra salud como un ‘consejo de productividad’.
Si estás pensando que no tienes tiempo, encontré algo parecido a la ‘fórmula mágica’ (desearía haberlo sabido cuando estaba en el cargo. Lo habría usado porque es posible): El libro Siéntete mejor en cinco del Dr. Rangan Chatterjee (si aún no lo has leído, te lo recomiendo). Hay dos principios fundamentales detrás de esto:
- Para que suceda un cambio de comportamiento, debes planificar hacerlo en tu nivel más bajo de motivación, no en el nivel más alto. El Dr. Chatterjee explica cómo las personas comienzan a hacer ejercicio (especialmente a inicios de año), pero no lo cumplen. Además, la sensación de fracaso afecta su motivación general.
- Una persona necesita estar bien en su mente, cuerpo y corazón. Amo esta idea de la persona como un todo. De lo contrario, somos más como robots o máquinas. Que, no lo somos. Con la pandemia, hablar sobre estos temas es más importante que nunca.
¿Cuál es la fórmula mágica? La idea es tener ‘snacks saludables’ de cinco minutos. El libro te brinda una serie de ejercicios para ayudar a calmar tu mente, ejercitar tu cuerpo y fortalecer tus conexiones con los demás. Para cada uno de los tres pilares (mente, cuerpo y corazón) hay ejercicios de cinco minutos que puedes escoger. Puedes comenzar con un pilar y aumentarlo gradualmente a tres. Me resultó bastante difícil decir que no tengo cinco minutos para mí. ¿A ti? (Puedes descargar mis notas del libro aquí).
Pensamientos finales
Trabajar en el sector público es muy demandante. También es muy gratificante porque puedes sentir de manera muy tangible el impacto que puedes tener en la vida de los demás. Pero te recordaré lo que siempre le digo a mi equipo: tu país necesita la mejor versión de ti. Quieres tener altos niveles de productividad, hacer más y hacer que las cosas sucedan: cuídate. Te necesitamos para el largo plazo.
Una versión de este blog es publicó primero en inglés en bettergovs.org
Foto de Aron Visuals en Unsplash
